Yurt dışı vize başvurularında dikkat edilerek yapılması gerekli olan ve yurt dışına çıkış süresinde büyük önem taşıyan vize başvurularında işlemlerin gerçekleştirilmesi için alınması zorunlu olan vize başvurusu işlemlerin gerçekleştiği her aşama ve kurum için geçerli olan ve kurum tarafınca alınması zorunlu tutularak işlemlerin gerçekleştirilmesinin sağlanması için randevu talebinde bulunulması işlem süreci için istenilen bir başvuru talebidir. Bu talebin yerine gerçekleştirilme süresince bir takım aşamalardan geçilerek vize başvurularında yapılması istenilen işlemler bulunmaktadır. Bu işlemlerin tamamında alınan vize randevusu büyük önem taşımaktadır.

Yurt dışı vize başvurularında işlemlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan bu süreç içerisinde yapılması gereken vize başvuru işlemleri bulunmaktadır. Bu işlemlerin eksiksiz bir şekilde hazırlanılarak aracı kurumlara teslim edilmesi için gerekli belgelerin hazırlanma sürecinde destek vermekte olan vize danışmanlık hizmeti veren kurumlar tarafından alınan vize randevusu da büyük önem taşımaktadır. Burada işlemlerin yerine getirilmesinin ardından gerekli işlemlerin tamamlanması için hazırlanılması gereken evraklar ve pasaportun güncel olması, geçerliliğini koruyor olması gibi nitelikler kontrol edildikten sonra aracı kurum tarafından alınan vize randevusu için vize danışmanlığı tarafından gerçekleştirilen işlemlere ek olarak edinilen refakat aracılığı ile vize başvuruları gerçekleştirilmektedir. Bu işlemlerin gerçekleştirilmesinde vize danışmanlığı önemli rol oynayarak vize işlemlerinin tamamında herhangi bir eksik belge, eksik bilinen bilgi olmaması adına destek vermektedir. Bu kurum aracılığı ile vize işlemlerinin büyük bir kısmının gerçekleştirilmesi için alınmış olan vize randevusu ile aracı kurumlara aktarılan belgelerin eksiksiz bir şekilde teslim edilmesinin ardından kalan işlemlerin gerçekleştirilmiş olduğu aracı kurumlardan alınan vize randevusu ile birlikte başvuru işlemleri gerçekleştirilir ve burada gerçekleştirilen ve gidilecek olan ülke Konsolosluğu tarafından verilen onay dahilinde işlemlerin burada gerçekleştirilmesi için alınan vize randevusu sırasında gerekli evrakların teslim edilmesi ile işlem süreci başlamaktadır.

Burada işlemlerin gerçekleştirildiği sırada vize randevu sırasında verilmesi işlem süreci açısından gerekli olan ve yurt dışına gitmek isteyen her vatandaş tarafından verilen parmak izi uygulaması aracı kuruma verilerek vize başvuru süresince yapılması gerekli olan ve vize randevusu sırasında gerçekleştirilen bir işlem daha tamamlanmaktadır. Bu işlemlerin aracı kurumda tamamlanmasının ardından kalan işlemler için gerekli bilgi ve belgelerin eksiksiz bir şekilde vize randevusu sırasında aracı kuruma teslim edilmesinden sonra aracı kurumun belgeleri denetlemesinin ardından kalan işlemler aracı kurumun yönlendirmiş olduğu ve vize başvurularının geri kalanının alındığı ülke Konsolosluğuna aktarılmakta ve burada işlemler Konsolosluğun ilgili vize bölümünde gerçekleştirilmektedir. Bu işlemlerin gerçekleştirilmesinde belirlenmiş olan işlem süreci yurt dışı vize işlemleri için ortalama olarak vize başvurusunun türüne göre bir iş haftası ile üç iş haftası arasında bir süreyi kapsayarak değişkenlik göstermektedir. İşlem sürecinde herhangi bir uzama ve benzeri sorun ile karşılaşılmasının önüne geçmek için vize randevusu sırasında böyle bir aksamaya neden olacak olan sorunlar hakkında bilgi edinilmeli ve bu koşullara uygun bir şekilde randevu alımı sağlanmalıdır. Aksi taktirde vize başvuru sürecinde Konsoloslukların çalışma saatleri dışında olan özel günler, bayramlar ve çalışma saati ile iş günlerine dahil olunmayan günler içerisinde vize başvuruları ve başvuru süreci gerçekleştirilmemekte ve bu sürece dahil olmamaktadır.

Yurt dışı vize başvuruları için aracı kurum ve ülke Konsoloslukları tarafından dikkat edilmesi istenilen bir diğer bilgilendirme ve bilinmesi gereken bilgi ise yurt dışı vize başvuru işlemleri için gerekli olan pasaport üzerinde herhangi bir yırtılma, lekelenme ve benzeri deformasyon bulunmaması ve pasaportun geçerlilik süresinin yurt dışı vize başvuru işlemleri için gidilen ve dönüş tarihinden sonraki bir tarihe kadar geçerliliğinin bulunması işlemlerin gerçekleştirilmesi açısından büyük önem taşımaktadır.

Vize Departmanı bir diğer adı  ve anlamı ile yetkili olan acentaların yurtdışına çıkacak olan vatandaşların işlemlerinin daha hızlı ve bir titizlik ile yapılması ve bu işlemler boyunca sorunlar ve çözümlerin analizi ile vize departmanın desteği ve yardımı çıkış işlemlerinde önemli bir yer konumundadır. Vize departmanı bu işlemler başlangıcında gerçekleştirilecek uzun süreç için işlemlerinizin başvuru ve onayı için evraklarınızın eksiksiz bir şekilde olmasına özen göstermektedir. Bunun sebebi vize işlemleri sırasındaki aksamalar ve bu aksamaların etkilemiş olduğu randevu başvurularında işlemlerin gecikmesinin önüne geçilmesi işlem önceliği ve pasaportunuzun geçerliliğinin olduğundan emin olma gibi işlemler önemli etki göstermekte ve işlem önceliği olarak bu işlemler öncül tutulmalıdır.

Vize departmanı işlemlerinizin büyük ve uğraşılması gereken kısımları ile ilgilenerek sizleri sadece bir kaç işleme taabi tutulmanız konusunda bilinçlendirerek destek sağlamaktadır. Vize departmanı bu işlemlerin tamamının gerçekleşmesi için daha öncesinden randevu alınmasını ön koşul olarak bildirmektedir. Aynı işlem vize departmanı olan acentaların yönlendirmiş olduğu iDATA ve VFS Global içinde taabi tutulmaktadır. Bu kurumlara gidilmeden önce de randevu alınma zorunluluğu bulunmaktadır.

Bu kurumlar tarafınca yapacağınız işlemlerde ve Konsolosluk işlemlerinde vize işlemleriniz için bütün yönlendirmeleri vize departmanı yapmaktadır. Vize departmanı yapacağı işlemleriniz boyunca size refakat ederek işlemleriniz doğru bir şekilde yerine getirilmesi ve işlemleriniz süresince yanlış olabilecek işlem eksiklikleri vb. şeylerin ortadan kalkmasını sağlayarak bu durumun önüne geçer.

Vize departmanını ziyaret etmeden önce yapmanız gereken en önemli şey ise telefon ile randevu alarak hem detaylı bilgi alabilir hemde konum hakkında bilgi alarak işlemleri gerçekleştireceğiniz yerler hakkında bilgi alabilirsiniz. İlk ve en önemli işlem süreci bu şekilde siz ve vize departmanı aracılığı ile başlamaktadır, ardından geri kalan işlemler için vize departmanı işlemlerinde size destek sağlayarak işlemlerinizin büyük bir kısmı acenta ofisinde biter ve VFS Global veya iDATA ve Konsolosluk ile yapılması gereken işlemler kalmaktadır. Burada geri kalan işlemler için vize departmanınında yardımı ile birlikte birlikte ülkenin çalıştığı firmaya göre olan VFS Global veya iDATA‘ya gidilerek parmak izi verilir ve gereken eksik işlemler tamamlanır. Bu işlemlerin tamamlanmasının ardından kalan işlemler vize departmanı aracılığında değildir sadece takip bilgileri seyahat edecek kişilere aktarılmaktadır. Kalan işlemler VFS Global veya iDATA firmaları ve gidilecek ülkenin konsolosluğu arasındadır.

Bu işlemler tamamlanılması hakkında genel olarak bilgilendirmeyi vize danışmanlığı telefon yolu ile  yurtdışına çıkacak olan kişilere bildirmektedir. Bütün işlemleriniz vize departmanı tarafınca kayıt altında tutularak muhafaza edilmektedir. Vize departmanı bu işlemlerinizin kendisi üzerine düşen kısımlarını yerine getirerek sizlere destek sağlamaktadır.